В октябре 2026 года налоговым агентам нужно сдать расчет 6-НДФЛ по итогам девяти месяцев (III квартала).
Форма расчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2026 года
Форма расчета 6-НДФЛ регламентирована Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. от 09.01.2024. Форма применяется начиная с отчетности за I квартал 2024 года и актуальна для отчетности за 2026 год. Компании и ИП, выплачивающие доходы физлицам, по которым у них возникают обязанности налогового агента по НДФЛ, должны по итогам каждого отчетного периода подавать расчет в ИФНС.
Расчет 6-НДФЛ подают:
- электронно — при численности физлиц, доходы которых указаны в 6-НДФЛ, от 10 человек и больше;
- электронно или на бумаге — при численности физлиц, доходы которых указаны в 6-НДФЛ, меньше 10 человек.
Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев
Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев — это промежуточный отчет для НДФЛ, поскольку налоговым периодом по этому налогу является календарный год. Годовой расчет подается в ИФНС не позже 28 февраля года после отчетного.
В течение года расчеты 6-НДФЛ подаются не позже 25-го числа месяца после отчетного периода. В 2026 году с учетом переноса сроков с выходных действует следующий порядок: расчет за 9 месяцев 2026 года нужно подать не позднее 26 октября 2026 года (перенос крайней даты с воскресенья 25 октября на ближайший рабочий день).
С учетом переноса сроков с выходных в 2026 году отчеты 6-НДФЛ сдаются в следующие даты:
- 25 февраля 2026 года — годовой расчет 6-НДФЛ за 2025 год;
- 27 апреля 2026 года — расчет за I квартал 2026 года;
- 27 июля 2026 года — расчет за полугодие 2026 года;
- 26 октября 2026 года — расчет за 9 месяцев (III квартал) 2026 года.
Сдача расчета 6-НДФЛ по обособленному подразделению
За каждое обособленное подразделение (филиал) компания подает отдельный расчет 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Особенности заполнения и сдачи 6-НДФЛ по подразделению следующие:
- отчет содержит индивидуальный набор реквизитов конкретного подразделения (ИНН, КПП и ОКТМО);
- когда у нескольких обособленных подразделений хотя бы один из реквизитов отличается, по ним готовятся разные 6-НДФЛ;
- в графе «Код места» в 6-НДФЛ для подразделений указывают:
- 220 — для подразделений российских юрлиц;
- 335 — для подразделений зарубежных юрлиц;
- 320 — для разных мест ведения деятельности ИП.
Важно! Расчет 6-НДФЛ можно подавать централизованно, если головная компания и обособленное подразделение (или несколько подразделений) располагаются в одном муниципальном образовании. В этом случае достаточно направить в ФНС уведомление о выборе налогового органа, в который будет представляться отчетность. Остальные ИФНС автоматически получают сведения о сделанном выборе. Если обособленные подразделения расположены в разных муниципалитетах, расчет 6-НДФЛ заполняется и подается отдельно по каждому подразделению (Письмо ФНС России от 03.07.2020 № БС-4-11/10794@). Порядок актуален для отчетности за 2026 год.
Нулевой расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев
В соответствии с Письмом ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@, когда в отчетном периоде у организации или ИП не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ, расчет 6-НДФЛ можно не подавать. Письмо продолжает действовать и в 2026 году.
При этом рекомендуется уведомлять ИФНС о том, что у субъекта отсутствует обязанность сдавать расчет. В противном случае налоговая инспекция может посчитать, что расчет не сдан неправомерно, и заблокирует расчетный счет субъекта.
Начинать сдавать 6-НДФЛ необходимо с периодов, в которых появились выплаты доходов физлицам и НДФЛ.
Важно! Несмотря на то, что письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@ действует и позволяет не представлять расчет 6-НДФЛ при отсутствии обязанностей налогового агента, ИФНС на практике нередко просят сдавать нулевые расчеты за «пропущенные» кварталы. Особенно если в следующих периодах того же года ожидаются выплаты доходов физлицам. Эту особенность нужно учитывать при подготовке отчетности за 2026 год.
Нулевой 6-НДФЛ подается по аналогичным правилам, что и ненулевой.
Также нужно учесть, что 6-НДФЛ подается не только за отчетные периоды, в которых выплачены доходы, но и за последующие. К примеру, в январе 2026 года физлицам выплатили зарплату, а с февраля в организации числится только директор, по которому оформлен отпуск за свой счет. Расчет необходимо подать не только за I квартал, но и за полугодие, 9 месяцев и год, поскольку раздел 1 заполняется нарастающим итогом.
