Описание
Компания оказывает широкий спектр медицинских услуг и ежедневно работает с большим количеством пациентов и страховой документации. До старта проекта процесс обработки гарантийных писем был полностью ручным.
Оператор должен был:
- по мере поступления, брать в работу гарантийное письмо
- проверять корректность данных: сроки, услуги, юр.лицо
- вручную внести информацию в медицинскую информационную систему (МИС)
- сопоставить данные со справочниками системы, например, филиал прикрепления.
Дополнительную сложность создавал большой объем входящих писем от страховых компаний. Ручная обработка каждого письма увеличивала нагрузку на администраторов и повышала риск ошибок из-за человеческого фактора.
Оптимизация самой МИС требовала бы значительных затрат и длительного внедрения, поэтому клиент искал способ автоматизировать процесс без замены ключевой системы.
Перед командой стояла задача разработать программного робота (RPA), который сможет автоматически обрабатывать гарантийные письма и прикреплять их к пациентам в МИС.
Специалисты «Первого Бита» разработали RPA-робота для автоматической обработки гарантийных писем.
Робот запускается каждый час, 7 дней в неделю, и самостоятельно выполняет весь цикл обработки:
- проверяет входящую почту
- извлекает данные из гарантийных писем
- сопоставляет информацию со справочниками;
- вносит данные в МИС;
- прикрепляет гарантийные письма к карточкам пациентов.
Дополнительно был реализован механизм обработки исключений.
Если робот не может обработать письмо автоматически, оно пересылается в отдельную папку для ручной обработки сотрудниками. После каждой сессии робот автоматически отправляет отчет о выполненной работе на электронную почту клиента.
Главная особенность проекта заключалась в том, что роботизация была реализована поверх существующей МИС без дорогостоящей переработки самой системы.
Вместо масштабной модернизации клиент получил инструмент, который:
- автоматизировал рутинные операции;
- снизил зависимость сотрудников от нестабильной работы интерфейса;
- обеспечил круглосуточную обработку документов;
- сохранил существующие бизнес-процессы без необходимости перехода на новое ПО.
Фактически RPA-робот стал «цифровым сотрудником», который взял на себя значительную часть повторяющихся операций. Робот автоматически обрабатывает письма от пяти основных страховых компаний, которые формируют 30% от входящего потока документов.
