Один и тот же товар может поступать на склад несколько раз: от разных поставщиков, по разной цене, с разными сроками годности или характеристиками. Если учитывать такие поступления только общим количеством, часть важной информации теряется. Чтобы этого избежать, используют партионный учет.
Он позволяет разделить запасы одного товара на отдельные партии и отслеживать движение каждой из них — от поступления до продажи, передачи в производство или списания.
Что такое партионный учет
Партионный учет — это способ ведения складского учета, при котором товары, материалы или готовая продукция учитываются не только по номенклатуре, но и по отдельным партиям поступления или производства.
Например, на складе находится 500 упаковок одного товара:
- 200 упаковок поступили 1 сентября по цене 800 рублей;
- 150 упаковок — 10 сентября по цене 850 рублей;
- еще 150 — 20 сентября по цене 870 рублей.
При обычном количественном учете на складе будет отражено 500 единиц товара. При партионном — система дополнительно сохранит информацию о каждом поступлении и сможет определить, из какой именно партии был произведен расход.
В зависимости от задач компании для партии могут фиксироваться:
- дата поступления или производства;
- поставщик;
- закупочная или производственная стоимость;
- номер партии;
- срок годности;
- склад и место хранения;
- дополнительные характеристики товара.
Состав данных зависит от вида продукции и того, для каких целей компания использует партионный учет.
Как работает партионный учет на складе
Основной принцип прост: каждое поступление формирует отдельную учетную партию либо относится к уже существующей, если это предусмотрено правилами компании. Далее все складские операции выполняются с учетом этой аналитики.
Например, организация получила три партии одного материала. При его передаче в производство необходимо определить не только количество списываемого материала, но и то, из какой партии он будет взят. После операции остаток уменьшается именно у выбранной партии.
Таким образом, партионный учет на складе позволяет видеть не просто общий остаток товара, а его состав. Вместо:
Товар А — 700 шт.
можно получить более подробную информацию:
Партия №1 — 150 шт.
Партия №2 — 300 шт.
Партия №3 — 250 шт.
Это особенно важно, если стоимость, сроки годности или другие параметры партий различаются.
Для чего нужен партионный учет товара
Главное преимущество — прослеживаемость движения запасов.
Контроль себестоимости
Стоимость одного и того же товара при разных закупках может отличаться. Учет по партиям позволяет сохранить информацию о стоимости конкретных поступлений и корректно использовать ее при расчете себестоимости.
Управление сроками годности
Если товар имеет ограниченный срок хранения, недостаточно знать его общий остаток. Необходимо понимать, какие партии были произведены или получены раньше и когда истекает срок их годности.
Это помогает организовать отгрузку таким образом, чтобы сначала использовать необходимые партии и снизить риск списания просроченных запасов.
Поиск проблемной партии
Если обнаружен брак или требуется отозвать часть продукции, партионный учет товара позволяет установить, какой именно запас относится к проблемной партии.
Без такой детализации компании приходится проверять значительно больший объем продукции.
Анализ поставок
Разделение запасов по партиям помогает сопоставлять качество, стоимость и другие характеристики товара с конкретными поставками и поставщиками.
Например, можно определить, после какого поступления увеличилось количество брака или насколько изменилась закупочная цена.
Как списываются партии
Правила выбора партии зависят от учетной политики и бизнес-процессов компании.
Один из распространенных подходов — FIFO (First In, First Out). В этом случае первой списывается партия, поступившая раньше остальных.
Для продукции с ограниченным сроком хранения может применяться принцип FEFO (First Expired, First Out): в первую очередь используется товар, у которого раньше закончится срок годности.
В отдельных процессах партия может выбираться непосредственно сотрудником. Такой вариант используется, например, если необходимо передать в производство конкретное сырье или отгрузить покупателю продукцию определенной партии.
Поэтому способ списания необходимо определять исходя не только из правил учета, но и из реального движения товара на складе.
Партионный и серийный учет — не одно и то же
Эти способы учета решают похожую задачу — повышают детализацию и прослеживаемость запасов, — но работают на разных уровнях.
Партия объединяет несколько единиц товара, имеющих общий признак: одно поступление, дату производства, поставщика или производственный цикл.
Серийный учет позволяет идентифицировать отдельные экземпляры продукции.
Например, партия может включать 100 одинаковых устройств, а серийный номер будет уникальным для каждого из них.
Поэтому выбор детализации зависит от товара и бизнес-процессов. Для одних компаний достаточно учета партий, другим необходим контроль отдельных экземпляров.
Когда бизнесу нужен партионный учет
Он особенно полезен компаниям, у которых:
- один товар регулярно поступает по разной стоимости;
- необходимо контролировать сроки годности;
- требуется отслеживать происхождение товаров и материалов;
- продукция выпускается отдельными производственными партиями;
- важно анализировать качество разных поставок;
- необходимо быстро находить определенную партию на складе;
- требуется контролировать движение конкретных запасов от поступления до выбытия.
При небольшом ассортименте и простых складских операциях дополнительная аналитика может быть избыточной. Но с ростом числа товаров, складов и поставок ручной контроль партий становится сложным.
Как организовать партионный учет
Начинать следует не с программы, а с правил учета.
Сначала необходимо определить, что именно считается партией. Это может быть отдельная поставка, производственный выпуск или группа товаров с общими характеристиками.
Затем нужно определить, какие данные необходимо хранить по партии и в каких операциях сотрудники должны ее указывать.
После этого настраиваются правила поступления, перемещения, списания и инвентаризации.
Еще один важный вопрос — выбор партии при расходе. Если на складе находится несколько партий одной номенклатуры, сотрудники должны понимать, какая из них должна быть отгружена или передана в производство.
Только после формирования этих правил имеет смысл автоматизировать процесс в учетной системе.
Что дает автоматизация учета партий
При большом количестве операций вести партии вручную сложно: возрастает риск ошибок в остатках, документах и выборе товара при отгрузке.
Автоматизированный партионный учет позволяет хранить информацию о партиях вместе с данными о складских операциях и автоматически изменять остатки после каждого движения.
В результате компания может быстрее получить ответы на практические вопросы:
- сколько товара осталось в каждой партии;
- когда и от кого он поступил;
- по какой стоимости был принят;
- где сейчас находится;
- какая партия использовалась при конкретной операции;
- какие запасы необходимо использовать в первую очередь.
Главная задача партионного учета — не создать дополнительную аналитику ради самой аналитики, а обеспечить необходимую прослеживаемость запасов. Поэтому глубина учета должна соответствовать реальным задачам склада, производства и управления себестоимостью.
